卫生监督档案管理体会

[摘要] 卫生监督档案是卫生监督机构职能履行及管理活动开展的全面记录，对这一档案进行规范化的管理能够促进卫生监督机构业务活动的顺利开展，卫生监督档案具有一定的社会性特点，其包含的内容是非常广泛的，使得卫生监督档案管理工作中还存在一些不足之处。该文对卫生监督档案管理进行了探讨，提出了一些管理改进的策略，希望能够帮助提升卫生监督档案管理的水平。

[关键词] 卫生监督；档案管理；体会

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）01（a）-0191-02

卫生监督工作与人民群众的生活息息相关，现代社会卫生监督机构的职能正在进行不断的调整和深化，这一机构所担负的职责也是逐渐增加的，卫生监督档案是对其工作中的各项业务以及执法活动的全面、真实的记录[1]。卫生监督档案管理工作在卫生监督部门的发展中是不可缺少的组成内容，管理人员需要根据卫生监督档案管理中存在的一些问题进行分析，实现管理工作水平的不断提升，更好的为人民群众服务。

1 卫生监督档案的概念及作用

卫生监督档案是卫生监督机构在开展卫生监督、质量抽检及行政稽查、行政许可、处罚、宣教等工作过程中所形成的信息资料，是对卫生监督机构进行的一系列管理活动的记录，这些资料档案的实用价值以及保存价值都是非常高的，还能够督促卫生监督机构不断的提升自身的工作质量水平[2]。

卫生监督档案在卫生监督管理工作中的作用主要体现在几个方面：①为执法管理人员提供工作上的依据，卫生监督管理工作的开展与老百姓的生活与健康关系是非常密切的[3]。比如对公共场所以及生活饮用水、医疗卫生、传染病与消毒管理等监督都是与人们日常的生活有关的内容，在市场的运营过程中如果出现了危害人们的健康权益的情况，执法人员就需要依据卫生监督的相关法律法规对市场运作中出现的问题进行监督与监测，对出现的违法行为进行处理与处罚，使得人们的健康权益得到保护。②为领导阶层的决策提供依据。近年来卫生执法力度不断增强，也提出了一系列行之有效的措施。这些措施的提出依靠的就是对大量卫生监督信息的借鉴，只有对这些信息档案进行及时深入的研究分析，才能找到正确解决问题的办法，真正实现监督执法力度的增强。③为修改卫生法律、法规提供数据依据。现代社会发展迅速，新的卫生监管问题也层出不穷，原有的卫生法律、法规内容还需要不断地进行改进完善以适应新时期的需求，为了与时俱进，就需要在原有的基础上进行科学的修改。

2 卫生监督档案的收集途径

卫生监督方面的报表上报制度已经日趋成熟，比如医疗卫生报表、传染病报表等等，各个县、市的卫生部门也都形成了按时逐级上报的制度，这样基层单位的详细全面的数据信息就能够及时的被获得了[4]。而那些上级反馈的各省的报表以及全国汇总报表等也需要及时的进行立卷归宗，这样卫生监督机构不仅能够掌握详细的纵向情况也能了解横向的情况了，信息来源的深度与广度都得到了拓展。上级下达的各种信息材料，比如重大自然灾害或者疫情爆发等的突发事件的材料，需要及时地根据标准要求进行归卷。这些材料能够在领导决策的过程中提供必要的参考，同时卫生技术人员也可以在实际工作中借鉴这些资料，做到工作有章可循、有法可依。为了能够第一时间获得有价值的资料，卫生监督部门除了要正常开展业务监管工作外，还需要积极的参与到各种社会活动之中，比如每年举行的各个卫生主题宣传日活动和到社区、厂区开展的专题讲座互动等。通过这些不同类型的社会实践活动的开展，能获取第一手的资料，对其进行汇总归档，使得卫生监督档案得以更加充实完整。

3 卫生监督档案管理工作的现状分析

3.1 档案管理缺乏有效的应用

卫生监督机构工作开展的时间比较短，工作业务很多还不成熟，它主要承担着卫生行业的监督、许可、处罚等方面的工作，在促进社会稳定、健康发展道路上发挥着重要的积极作用[5]。卫生监督工作涉及的工作范围是非常广的，与市场上的各行各业都有或多或少的关联。这样所产生的卫生监督档案的种类也就非常多样化了，给实际的卫生监督档案管理工作增加了难度。当前相关机构之中专业的卫生监督档案管理人员还是比较缺少的，管理工作的发展还不够规范化、专业化。这无疑降低了卫生监督档案管理的效用。一些档案还存在不完整的情况。虽然国家、省、市档案部门都有设置档案管理办法、规定等，但行业内的档案管理仍缺乏统一性，在很多情况下都会出现信息归档不及时或者信息遗漏等的问题，这对卫生监督档案管理的整体效益的提升都是非常不利的。

3.2 卫生监督档案管理信息化水平不高

现代社会信息技术不断发展，信息化也已經成为了各个行业的发展不可缺少的一部分。在卫生监督档案管理工作中，信息化、网络化的技术手段也有了非常广泛的应用，一定程度上提升了档案管理工作的效率[6]。但是实际上卫生监督档案管理科室的计算机操作技能以及软件开发等方面的水平还有待提高，档案管理的载体仍然比较单一化，大部分的资料信息都是通过档案的形式进行记录保存的，智能化的档案管理手段不足，还须要加快开发应用。

3.3 卫生监督档案管理期限不规范

由于卫生监督工作的性质决定了卫生监督档案包含的范围是比较广泛的，资料多样化的特点非常明显，各种各样的资料信息管理起来非常庞杂，而因为工作场所、工作类型的影响卫生监督档案资料本身的差异也是很大的，一些资料信息只在短时间之内具有使用价值，而有的资料信息则需要长时间的进行保存，而当前的卫生监督档案的期限管理还不规范，管理缺乏统一性，各类档案不断累积，反而降低了档案资料的利用率，而卫生监督档案的记录方式以及归档方式上的不规范，也大大降低了卫生监督管理工作的效率。

4 卫生监督档案管理的完善策略

4.1 提高卫生监督档案管理的工作水平

在具体的卫生监督档案管理工作的开展中，相关的档案管理人员需要对这一工作有充分的重视，全面认识到卫生监督档案所具备的使用价值，根据单位内的实际情况，设立专门的档案管理办公室，同时由专门的档案管理人员负责，对单位内档案资料的收集、整理、归档等工作进行认真的处理[7]。另外，还需要对相关的管理制度进行进一步的明确与细化，使得管理人员都能明确自身工作的职责，实行责任化的管理模式，实现卫生监督档案不同门类及载体的统一管理，管理人员则主要负责对档案进行收集、整理、保管等工作，还包括有检索软件系统的编制及档案利用服务等工作。在这些卫生监督档案管理的基础性工作的实施过程中，除了要配备足够的专业档案技术人员外，还需要注重的就是保证档案资料收集的及时性与全面性，对有保密需要的档案还应该根据保密制度进行严格的管理，防止档案内容的外泄，增强档案管理的安全性。

4.2 注重对卫生监督档案的开发与利用

卫生监督档案本身所具备的保存与使用价值都是比较大的，在卫生监督档案管理过程中需要注重对这些档案资料进行综合性的开发与利用，以便能够实现其价值的最大化[8]。卫生监督管理机构需要制定一套科学完善的档案利用机制，对档案具体的利用范围以及利用程序等进行明确规定，对单位内部的档案利用工作给予鼓励。管理部门还需要获得档案管理人员及相关业务人员的配合，积极展开卫生监督档案的编研工作，从卫生监督管理机构的实际的职能活动出发，详细编写全宗介绍、基础数字汇编、组织沿革、专题文件、大事件等的资料类型，使这些档案资料能够为卫生监督管理及卫生行政执法工作提供更多的帮助与借鉴。

4.3 促进卫生监督档案管理的信息化发展

利用先进的信息网络技术去进行卫生监督档案的管理，不仅可以对各种档案资料进行及时有效的汇编，使得卫生简短档案资料更加快速地收集起来，而且还能够使卫生监督档案的检索利用效率得到提高。在卫生监督档案管理信息化发展进程中，需要对档案管理信息化内容的全面性提供保障，应该包含文书档案、影音图像资料、专业档案等；传统的档案逐渐转换为电子档案的形式；在档案的储存上应选择大容量的存储设备，还应做好资料的备份。通过智能化的管理软件实现档案的实时查阅，并且要根据档案标准要求，建立健全专业的信息化平台，使得档案的查询检索、编研能实现网络化的发展。

5 结语

卫生监督机构承担着医疗卫生、传染病防治、饮水卫生、环境卫生、学校卫生等多方面的工作内容，每年产生的档案数量非常多，且监督、管理专业分类也较复杂。为有效地保管和发挥卫生监督员工作成果的载体—档案，卫生监督档案管理工作就需要不断探索与完善，從业务实际出发，寻找与卫生监督档案性质更加符合的管理方法与策略，使卫生监督档案获得标准化、规范化、专业化的长足发展，促进卫生监督机构工作质量的不断提升。

[参考文献]

[1] 张振廷.强化措施，扎实推进动物卫生监督执法能力建设工作[J].山东畜牧兽医，2017，38（6）：53-54.

[2] 何艳，张坚伟，夏美华.卫生计生监督档案管理现状与对策研究[J].中国卫生监督杂志，2016，23（6）：578-581.

[3] 闫凯.做好卫生监督档案管理工作的对策探索[J].产业与科技论坛，2016，15（9）：248-249.

[4] 王芸.关于加强卫生监督档案管理工作的建议与思考[J].科技资讯，2015，13（33）：232-233.

[5] 曾丽丽，章良国.谈谈平阳县卫计档案管理及发展[J].办公室业务，2016（7）：116.

[6] 周芸丽，董保福，张艳.中西医结合治疗早期先兆流产36例临床观察[J].中国民族民间医药，2016，25（2）：61-62.

[7] 李晓龙.探析医疗机构卫生监督档案管理规范标准的制定与实施[J].科技创新导报，2015，12（5）：175-176.

[8] 韩春艳，孙自学，韩晶晶，等.中西医结合治疗先兆流产70例临床观察[J].中医临床研究，2014，6（32）：83-84.

（收稿日期：2017-11-04）