交通运输部门档案管理中的信息化建设探讨

摘 要：我国经济和科技不断发展，交通部门档案管理工作向信息化发展，提升工作效率。本文讲述了在交通运输部门建立档案信息化管理的意义，重点阐述了信息化建设的手段，主要有：建立档案信息管理平台、做好电子文件的管理、提升档案信息管理的规范性、管理人员提升服务主动性等，旨在为档案管理人员工作提供参考。

关键词：交通运输部门；档案管理；信息化建设

交通运输部门在工作中，每天都产生大量的档案信息，需要档案管理人员投入大量的精力和时间，即使如此，还会因为人为因素出现档案的遗漏和查询不便等问题。信息技术和档案管理工作的融合，在一定程度上提升管理工作效率和质量，因此需要得到档案管理人员的重视，通过创建信息化网络平台，完善档案的管理工作。

1 交通运输部门档案管理中信息化建设的意义

1.1 创新档案管理模式

交通运输部门，是交通运输基础设施建设、道路营运管理、涉路行政执法的主题，具有专业性强、涉及面广、历史沿革严谨的特点。通过对交通运输档案的存档的研究，对一个地区交通发展里程和制定未来交通建设规划具有重要现实意义。储存信息化技术在交通运输部门档案管理工作中的运用，可以很大程度的提升档案资料的管理和控制工作。如公路工程建设中产生的资料，是交通档案中主要组成，有很强的复杂性，在进行收集、归纳和整理上需要消耗大量人力、物力和财力，并且人工管理工作效率低下，后期查询不方便。因此要对此工作进行创新，通过信息化建设，利用计算机技术，快速将收集到的档案进行归类和保存，有效提升工作效率和准确性，增强精准性。信息技术和档案管理工作的结合，节省大量人力和物理，促进其快速发展。

1.2 顺应时代发展潮流

信息技术快速发展的背景下，我国交通事业要想更好的为大众服务，就要令自身工作形式顺应时代发展潮流，档案管理工作也是如此，充分利用科学技术，创建信息化管理模式，提升工作效率和质

量[1]。信息技术在档案管理中的运用，可以在资料保存的过程中，减少很多不必要的人为错误，并降低信息加工费用，令档案管理工作更好的顺应时代发展。

1.3 提升档案管理专业水平

传统档案管理，就是对纸质资料进行管理，档案管理人员的工作量大，并且其他部门借阅时，需要去现场申请和领取等，并且在借阅的过程中，要按照档案管理要求进行，规定时间内归还，对档案管理者和借阅者来说很麻烦。其中还可能出现纸质档案损坏不能阅读的情况，为档案管理工作带来阻碍。信息技术的运用，上述问题就迎刃而解了，提升档案管理水平，既降低档案管理工作人员工作压力，又为借阅者工作提供便捷，满足档案管理和查阅不受时间、空间限制的要求。

2 交通运输部门档案管理中的信息化建设探讨

2.1 建立档案信息管理平台

建立信息管理平台，为内部员工提供服务网站，令其不受时间和空间的限制，只需要账号和密码，就能进入信息平台，阅读交通运输的最新资料等。加强平台功能的建设，如在网站中实现信息的快速检索，使用者查询档案时，只需要输入关键词，就能找出相应档案[2]。另外，还可加入实时资讯的窗口，由专业人员在网站中进行问题的解答等，为需要帮助的用户提供服务，助其顺利完成档案的查询和下载等。档案信息管理平台的建设中，在资金充足情况下，聘请专业的设计师，建设属于交通运输部门特有的信息管理平台，使用优质的软件和硬件，为长期使用和管理提供支撑，促进运输部门档案管理的信息化建设。

2.2 做好电子文件的管理

现在档案的管理由传统的纸质，转变成现在的电子文件，管理主体发生变化，管理手段也随之有所差异。交通运输管理部门中，各个子部门工作中产生的资料档案等，以电子文件的形式传输给档案管理部门，管理人员接收后，要对其进行管理，如针对已经归档保存的文件，管理人员做好设置，令其只提供阅读，不能再修改。此管理方法有效提升档案的可靠性，保护了原始档案的结构。另外，管理人管做好其他部门阅读档案的记录工作，保证电子档案使用安全。

2.3 提升档案信息管理的规范性

档案信息化管理过程中，员工需要加强现代化管理能力，进而提升档案信息的规范性。主要方法为：第一，交通运输部门进行信息化档案管理的过程中，以国家有关依据为核心，在此基础上结合自身实际情况，创建适合信息技术管理的体系。充分利用信息化管理模式，并在档案管理工作中，不断探索、优化管理形式。第二，建立档案目录，遵循便捷的原则。对于录入的档案，统一格式，做到保存档案的规范性。第三，由专业的人员进行档案信息平台的维护和管理工作，并对设备硬件进行维护，让员工都能在平台中顺利找出需要的档案。经过对档案信息管理的规范化，为档案借阅人员阅读资料提供便捷，解决因为格式问题造成不能阅读的情况，提升档案借阅者工作效率。

2.4 加强信息管理意识

档案信息化管理模式的建设中，需要有一套完整的领导体系，进行资源开发和平台维护工作。实际工作中，要对管理体系中的工作人员明确工作目标，信息化建设过程中，要对出现和可能出现的问题进行深入讨论，有效进行解决和预防。贯彻相关工作人员职责，将档案信息化建设纳入到交通运输部门整体工作中，并对其工作进行考核。信息化建设过程中，将档案录入到档案管理网站中，实现资源的共享，加强档案利用率，总的来说，档案资源的使用很重要，如果没有众多的档案，那么档案信息化建设也成为无本之木。管理人员使用信息技术的使用，要摒弃传统档案管理观念，建立新型工作思想，做好信息的共享，统一档案规格，实现不同部门资料交换，增强档案的开发和利用效率。

2.5 管理人员提升服务主动性

加强档案管理的意识，将其工作变的主动化，首先，加强对档案管理人员的培养，令其不但有良好的档案管理能力，还要有计算机使用能力，可以熟练使用档案管理平台，进行档案的归纳和储存工作，并帮助其他員工利用检索功能，查询所需档案。其次，档案管理人员要有服务意识，在管理平台中定期发表党和国家对交通部门下达的最新指令和要求，主动为其他员工提供查询和下载服务，积极和其他部门沟通，对新产生的档案，督促其及时上传。最后，档案管理的信息化建设中，管理人员要加强对信息的反馈，提升档案利用价值，让其他员工也有良好的档案管理意识，为交通事业更好的服务，促进其长久发展。

2.6 加强信息化建设中的安全管理

交通运输档案中，如果进行档案管理过程中，受人为或者其他因素影响，出现档案重要数据的泄露，那么会对交通运输部门工作造成重大的影响。因此档案管理人员要加强信息化建设的安全管理，提升网络运行的安全性，下载防火墙和杀毒软件，有效阻止病毒和黑客的攻击。规范员工使用计算机，严禁私自外接USB和下载不明资料等，避免病毒的侵入。档案管理部门做好门禁工作，不是本单位的员工禁止进入，将档案安全性升到最高。管理人员定期更换登录网站的账务和密码，避免黑客利用远程技术窃取密码盗取档案。做好网络安全保护工作，最大程度降低安全隐患，避免档案信息出现泄漏和数据更改等问题。

3 结论

综上所述，各个领域都利用信息技术进行生产和管理工作，不但可以提升工作效率，还可以减少人力资源的投入。交通运输部门档案管理工作，利用信息化建设，将纸质档案变成电子档案，将档案管理工作变的数字化、信息化，促进交通部门稳定的发展，保证我国交通事业运行的安全性和可靠性。

参考文献

[1]张海燕.电子技术在档案信息化建设和管理中的作用[J].电子技术与软件工程，2019（03）：211.

[2]邢振婷.探究交通运输部门档案管理中信息化建设[J].办公室业务，2017（09）：67.